Ohne Programmierung · Nextcloud · WebDAV · SFTP
E-Rechnung per Ordner
PDF in einen Ordner legen, ZUGFeRD oder XRechnung zurückbekommen. Für Teams, die ihre bestehende Software behalten und keine API anbinden wollen.
Kurz erklärt
Die Ordner-Integration von rechnungsapi.de (Finbc GmbH) erzeugt E-Rechnungen ohne Programmierung: Sie legen PDF-Rechnungen oder JSON-Dateien in einen synchronisierten Ordner, und das System erzeugt daraus automatisch ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien. Angebunden wird der Ordner per Nextcloud-Client, WebDAV oder SFTP, die Verarbeitung findet in Deutschland statt.
Auf einen Blick
- Eingabe
- PDF-Rechnungen aus beliebiger Software oder JSON-Dateien
- Ergebnis
- ZUGFeRD-PDF/A-3 oder XRechnung-XML
- Ordner
- In, Processed, Archive, Error
- Verbindung
- Nextcloud-Client, WebDAV, SFTP auf Anfrage
- Programmierung
- Nicht nötig
- Hosting
- Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive
So funktioniert die Ordner-Integration
- Ordner verbinden: Nach dem Onboarding erhalten Sie einen eigenen Client-Ordner auf cloud.finbc.com und binden ihn per Nextcloud-Client, WebDAV oder SFTP ein.
- Datei ablegen: Legen Sie eine PDF-Rechnung oder JSON-Datei in den Ordner In. Der Ordner wird jede Minute geprüft.
- E-Rechnung erhalten: Die fertige ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei liegt danach im Archiv, die Quelldatei wird nach Processed verschoben.
- Fehler prüfen: Kann eine Datei nicht verarbeitet werden, landet sie im Ordner Error und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Grund.
Für wen der Ordner-Workflow passt
Für Unternehmen, Steuerkanzleien und Berater, deren Software nur PDFs erzeugt und die keine Entwicklungskapazität für eine API-Anbindung haben. Wie die Einrichtung im Detail aussieht, zeigt der Beitrag E-Rechnung per Ordner mit Nextcloud und WebDAV.
Wer später automatisieren will, steigt auf die ZUGFeRD API oder die XRechnung API um. Die Verarbeitung dahinter ist dieselbe.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich E-Rechnungen ohne API-Integration?
Mit der Ordner-Integration von rechnungsapi.de legen Sie Ihre PDF-Rechnungen in einen synchronisierten Ordner. Daraus werden automatisch ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien erzeugt und im selben Ordner abgelegt. Programmierung ist dafür nicht nötig.
Muss ich meine Rechnungssoftware wechseln?
Nein. Sie behalten Ihr ERP, Lexware, Word oder Ihre Branchensoftware. Entscheidend ist nur, dass die Software ein PDF erzeugt, das Sie in den Ordner legen können.
Welche Verbindungswege gibt es?
Den Nextcloud-Desktop-Client für Mac, Windows und Linux, WebDAV als Netzlaufwerk für ERP und NAS sowie auf Anfrage ein SFTP-Skript für Server und Nacht-Batches.
Was passiert mit fehlerhaften Rechnungen?
Rechnungen, die nicht sicher verarbeitet werden können, etwa wegen fehlender Pflichtangaben, landen im Ordner Error. Sie erhalten eine E-Mail mit dem genauen Fehlergrund.
Ersetzt der Ordner die GoBD-Archivierung?
Nein. Der Archiv-Ordner ist eine praktische Ablage, ersetzt aber kein GoBD-konformes Archiv. Übergeben Sie die E-Rechnungen zusätzlich an Ihr Archiv- oder Buchhaltungssystem.
Wo liegen die Daten?
Der Ordner liegt auf einem Nextcloud-Server der Finbc GmbH, die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.
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