Für Unternehmen & Mittelstand
E-Rechnung erfüllen — ohne ERP-Wechsel, ohne neue Software
Ob XRechnung für öffentliche Auftraggeber, Word/Excel-Rechnungen oder ein gewachsenes ERP: Wir rüsten Ihre bestehenden Prozesse nach — auf der Ausgangs- und auf der oft vergessenen Eingangsseite.
- Server in Deutschland
- Auftragsverarbeiter ISO/IEC 27001-zertifiziert (Open Telekom Cloud)
- DSGVO-konform · AVV inklusive
Drei typische Ausgangslagen — ein Anbieter
Behörden lehnen Ihre PDF ab
Bund, Länder und Kommunen verlangen XRechnung mit Leitweg-ID. Ohne valides XML bleibt Ihre Rechnung im Portal hängen — und Ihr Geld auch.
Word & Excel sollen bleiben
Ihre Rechnungsstellung funktioniert seit Jahren. Sie wollen kein Abo-Tool und keine neue Buchhaltungssoftware — nur ein konformes Ausgabeformat.
Das ERP kann kein EN 16931
Ihr gewachsenes System erzeugt keine validen E-Rechnungen und verarbeitet eingehende XML-Dateien nicht. Ein Upgrade-Projekt ist teuer und dauert.
Segment A — Öffentliche Auftraggeber
Architekten, Ingenieure & Dienstleister: XRechnung für Bund, Länder und Kommunen
Planungsbüros, Ingenieurdienstleister und alle, die öffentliche Auftraggeber beliefern, unterliegen der XRechnung-Pflicht im B2G-Bereich. Wir machen aus Ihrer gewohnten Rechnung das geforderte XML — ohne dass Sie Ihre Faktura ändern.
- Valide XRechnung (XML) direkt aus Ihrem bestehenden Rechnungsprozess — inklusive Leitweg-ID und Käuferreferenz für ZRE und OZG-RE.
- Automatische Validierung gegen den KoSIT-Standard vor dem Versand: Ablehnungen im Behördenportal werden zur Ausnahme.
- Abschlags-, Schluss- und Korrekturrechnungen — die Rechnungstypen, die in Planungs- und Bauprojekten tatsächlich vorkommen.
- Gemischte Kundschaft? ZUGFeRD für B2B-Kunden und XRechnung für öffentliche Auftraggeber aus demselben Workflow.
Segment B — Office-Workflows
Excel- und Word-Rechnungen behalten — per Makro oder E-Mail-Workflow anbinden
Viele kleinere B2B-Unternehmen schreiben Rechnungen seit Jahren zuverlässig in Excel oder Word. Das muss sich nicht ändern. Ehrlich gesagt: Die Makro-Anbindung braucht eine einmalige technische Einrichtung — die übernehmen wir oder Ihr IT-Dienstleister mit unserer Vorlage. Wer gar nichts einrichten will, nutzt den E-Mail-Workflow.
- E-Mail-Workflow: Rechnung als PDF an eine Adresse senden, validierte E-Rechnung zurückerhalten — ohne Installation, ohne Schulung. Voraussetzung ist, dass die notwendigen Pflichtfelder im PDF vorhanden sind; dafür richten wir den Workflow gemeinsam einmalig ein.
- Makro-Anbindung: Ihre Excel- oder Word-Vorlage ruft unsere REST API direkt auf — ein Klick, fertige ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei. Einmalige Einrichtung, danach Routine.
- Auch MS Access und andere Office-Lösungen lassen sich per VBA-Snippet anbinden.
- Ihr Rechnungslayout bleibt unverändert — bei ZUGFeRD sieht der Empfänger weiterhin Ihr gewohntes PDF.
Segment C — Bestehendes ERP
Ihr ERP bleibt — wir ergänzen API, Validierung und die Eingangsseite
Die Eingangsseite ist seit 2025 Pflicht — und meist schlecht gelöst
- Ausgangsseite: Ihr ERP liefert die Daten wie bisher, unsere API erzeugt daraus valide XRechnung & ZUGFeRD — ohne Änderung am System. Dafür erhalten wir entweder Ihre fertige Rechnungs-PDF oder eine DOCX-Rechnungsvorlage, die wir mit den JSON-Daten unserer API-Schnittstelle anreichern und zur fertigen ZUGFeRD-Rechnung zusammenführen.
- SAP & Navision: Wir ergänzen fehlende Pflichtangaben, an denen Validierungen typisch scheitern — etwa BR-DE-1 (Zahlungsbedingungen), BR-DE-15 (Käuferreferenz/Leitweg-ID) oder BR-DE-16 (Steuernummer/USt-IdNr.).
- Eingangsseite: Empfang, KoSIT-Validierung und Wandlung von XRechnung-XML in lesbares ZUGFeRD — Ihre Prüf- und Freigabe-Workflows per E-Mail bleiben erhalten.
- E-Mail-Antwort-Automat (in Vorbereitung): Fehlerhafte Lieferanten-Rechnungen beantwortet das System automatisch mit einer konkreten Korrektur-Anleitung — Ihre Buchhaltung spart sich den Lieferanten-Pingpong. Diese Funktion ist aktuell in Vorbereitung und muss individuell angefragt werden.
Häufige Fragen
Wir nutzen SAP bzw. Microsoft Dynamics NAV (Navision) — reicht das nicht?
Oft nicht ohne Nacharbeit. Viele SAP- und Navision-Installationen liefern nicht alle Pflichtangaben der deutschen Geschäftsregeln — typisch sind Validierungsfehler wie BR-DE-1 (Zahlungsbedingungen), BR-DE-15 (Käuferreferenz/Leitweg-ID) oder BR-DE-16 (Steuernummer bzw. USt-IdNr.). Wir reichern die Daten an, validieren gegen den KoSIT-Standard und liefern eine konforme E-Rechnung — ohne Eingriff in Ihr ERP.
Können wir unsere Freigabe- und Prüfworkflows per E-Mail behalten?
Ja. Eingehende XRechnung-XML-Dateien wandeln wir in ZUGFeRD um — ein normales, lesbares PDF mit eingebetteten Strukturdaten — und validieren sie im selben Schritt. Ihre Fachabteilungen prüfen und genehmigen weiter per E-Mail wie bisher, nur eben auf Basis geprüfter, lesbarer Dokumente.
Was ist der E-Mail-Antwort-Automat?
Sendet ein Lieferant eine fehlerhafte E-Rechnung ein, erzeugt unser System automatisch eine konkrete, verständliche Korrektur-Antwort an den Absender — welcher Fehler vorliegt und was zu ändern ist. Das reduziert den manuellen Aufwand Ihrer Buchhaltung im Lieferanten-Dialog erheblich. Hinweis: Diese Funktion ist derzeit in Vorbereitung und muss individuell angefragt werden.
Wir schreiben Rechnungen in Word/Excel. Geht das ohne neue Software?
Ja, auf zwei Wegen: Über den E-Mail-Workflow senden Sie Ihre Rechnung als PDF an eine Adresse und erhalten die fertige E-Rechnung zurück — ganz ohne Installation. Voraussetzung ist, dass die notwendigen Pflichtfelder im PDF enthalten sind; deshalb richten wir den E-Mail-Workflow gemeinsam einmalig ein. Alternativ binden wir Ihre Excel- oder Word-Vorlage per Makro direkt an unsere REST API an; das erfordert eine einmalige, kleine Einrichtung, danach läuft es auf Knopfdruck.
Warum ist die Eingangsseite so wichtig?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025 — wird aber in vielen Unternehmen nur notdürftig gelöst. Mit den Versandpflichten ab 2027 steigt das Volumen eingehender XML-Rechnungen stark an, und damit die Zahl fehlerhafter Dateien. Wer formal fehlerhafte Eingangsrechnungen unbemerkt verbucht, riskiert den Vorsteuerabzug.
Welcher der drei Wege passt zu Ihrem Unternehmen?
In 30 Minuten klären wir Ihre Ausgangslage — öffentliche Auftraggeber, Office-Workflow oder ERP-Nachrüstung — und Sie erhalten einen konkreten Umsetzungsvorschlag.
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