Lösungen · ERP-Systeme
E-Rechnung mit Aptify
Verbände und Kammern stellen mit Aptify Beitrags-, Seminar- und Veranstaltungsrechnungen aus. Für deutsche Empfänger müssen viele davon jetzt E-Rechnungen sein.
Kurz erklärt
Aptify, eine Verbandsmanagement-Software (AMS), wird mit rechnungsapi.de E-Rechnungs-fähig: Die Rechnungsdaten aus Aptify werden per REST API übergeben, etwa aus einem Export oder einer Erweiterung, und kommen als validierte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zurück. Ohne Entwicklung lässt sich die vorhandene PDF-Ausgabe über einen Ordner-Workflow umwandeln.
Auf einen Blick
- Formate
- XRechnung (UBL/CII), ZUGFeRD 2.x / Factur-X
- Prüfung
- EN 16931 und deutsche BR-DE-Regeln vor dem Versand
- Anbindung
- REST API, Ordner-Workflow, n8n, Make oder Zapier
- Systemwechsel
- Nicht nötig
- Rechnungseingang
- PDF, Scan und E-Rechnung als JSON auslesen
- Hosting
- Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive
Ausgangslage bei Aptify
- Aptify ist international verbreitet und bringt keine deutschen E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD mit.
- Verbände stellen Rechnungen an Mitgliedsunternehmen aus. Im B2B-Verkehr gilt dafür die E-Rechnungspflicht.
- Rechnungen an öffentliche Mitglieder wie Kommunen brauchen eine XRechnung mit Leitweg-ID.
So binden Sie die E-Rechnung an
- REST API: Die Rechnungsdaten werden als JSON an die API übergeben, zurück kommt eine validierte XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF/A-3. Das erfordert eine einmalige Programmierung im System oder in einer Middleware.
- Ordner-Workflow (ohne Programmierung): Das System druckt die Rechnung wie gewohnt als PDF in einen überwachten Ordner. rechnungsapi.de erzeugt daraus eine validierte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei und legt sie zurück. Am System selbst ändert sich nichts.
- n8n, Make oder Zapier: Wo das System Daten per Export, Webhook oder Datenbank bereitstellt, verbindet ein Low-Code-Workflow es mit der API, ohne dass im System selbst programmiert werden muss.
Aus unseren Projekten
- Ein internationaler Fachverband stellt Beitrags- und Veranstaltungsrechnungen aus Aptify; die Buchhaltung läuft in Sage 100. Die E-Rechnung wird zwischen beiden Systemen erzeugt und bleibt bei einem späteren Systemwechsel nutzbar.
Typische Stolpersteine
- Beitragsrechnungen ohne Leistungszeitraum.
- Umsatzsteuerfreie und steuerpflichtige Positionen auf einer Rechnung (Steuerkategorien je Position).
- Rechnungen an Privatpersonen, für die keine E-Rechnungspflicht gilt, müssen herausgefiltert werden.
Prüfen Sie vorhandene Dateien kostenlos im XRechnung- und ZUGFeRD-Validator.
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Häufige Fragen
Muss ein Verband E-Rechnungen ausstellen?
Für Rechnungen an Unternehmen im Inland ja, sofern der Verband umsatzsteuerlich Unternehmer ist und die Leistung steuerbar ist. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Wie kommen die Daten aus Aptify zur API?
Über einen Export der Rechnungsdaten, eine Erweiterung in Aptify oder einen Low-Code-Workflow. Ohne Entwicklung über die PDF-Ausgabe in einen überwachten Ordner.
Können gemischte Steuersätze abgebildet werden?
Ja. Steuerkategorie und Steuersatz werden je Position übergeben, die API berechnet die Steuerbeträge je Satz und validiert das Ergebnis.
Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Wo werden die Rechnungsdaten verarbeitet?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland (Open Telekom Cloud). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.
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