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E-Rechnung mit proALPHA

Der XML-Export aus proALPHA ist der sauberste Weg zur E-Rechnung. Wenn Einführung und Lizenz dafür zu aufwendig sind, geht es auch über die PDF-Ausgabe.

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Kurz erklärt

Für proALPHA bietet rechnungsapi.de zwei Wege zur E-Rechnung: Der XML-Export aus proALPHA wird per REST API in eine validierte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei umgewandelt, oder, wenn der Export nicht verfügbar ist, wird die Rechnungs-PDF über den Ordner- oder E-Mail-Workflow umgewandelt. In beiden Fällen wird das Ergebnis gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln geprüft.

Auf einen Blick

Formate: XRechnung (UBL/CII), ZUGFeRD 2.x / Factur-X
Prüfung: EN 16931 und deutsche BR-DE-Regeln vor dem Versand
Anbindung: XML-Export an die API, Ordner-Workflow, E-Mail-Workflow
Systemwechsel: Nicht nötig
Rechnungseingang: PDF, Scan und E-Rechnung als JSON auslesen
Hosting: Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive

Ausgangslage bei proALPHA

Ein strukturierter XML-Export der Rechnungsdaten aus proALPHA ist die beste Grundlage für die E-Rechnung.
Die Einführung des Exports und die dafür nötige Lizenz sind mit Aufwand und Kosten verbunden.
Die PDF-Ausgabe ist in jeder Installation vorhanden.

So binden Sie die E-Rechnung an

XML-Export an die API: Der Export aus proALPHA wird auf das Datenmodell der EN 16931 gemappt und als XRechnung oder ZUGFeRD zurückgegeben.
Ordner-Workflow (ohne Programmierung): Das System druckt die Rechnung wie gewohnt als PDF in einen überwachten Ordner. rechnungsapi.de erzeugt daraus eine validierte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei und legt sie zurück. Am System selbst ändert sich nichts.
E-Mail-Workflow: Die Rechnung geht als PDF an eine eigene Adresse, die fertige E-Rechnung kommt per E-Mail zurück oder direkt an den Empfänger. Die Pflichtangaben müssen im PDF stehen; die Einrichtung erfolgt einmalig gemeinsam.

Aus unseren Projekten

Ein mittelständisches Unternehmen mit proALPHA: Der XML-Export gilt als Königsweg, wegen der Kosten für Einführung und Lizenz wurde der Weg über die PDF-Ausgabe geprüft.

Typische Stolpersteine

Feldbelegung im Export weicht von den BT-Feldern der EN 16931 ab und muss einmalig gemappt werden.
Leitweg-ID für öffentliche Kunden ist nicht im Kundenstamm gepflegt.
Rabatte und Zuschläge auf Belegebene.

Prüfen Sie vorhandene Dateien kostenlos im XRechnung- und ZUGFeRD-Validator.

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Häufige Fragen

Brauche ich ein Zusatzmodul von proALPHA?

Für den XML-Export in der Regel ja. Ohne Zusatzmodul funktioniert der Weg über die PDF-Ausgabe in einen überwachten Ordner.

Welcher Weg ist besser?

Der XML-Export liefert die Daten direkt strukturiert und ist bei vielen Rechnungen der robustere Weg. Die PDF-Umwandlung ist schneller eingerichtet und braucht keine Lizenz.

Werden die Ergebnisse geprüft?

Ja. Jede E-Rechnung wird vor der Ausgabe gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln validiert.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Wo werden die Rechnungsdaten verarbeitet?

Ausschließlich auf Servern in Deutschland (Open Telekom Cloud). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.

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