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E-Rechnung mit DocuWare

DocuWare verwaltet Ihren Rechnungseingang. Wir sorgen dafür, dass jede E-Rechnung formal geprüft und ihre Daten strukturiert vorliegen, bevor sie in die Freigabe geht.

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Kurz erklärt

In Verbindung mit dem Dokumentenmanagement DocuWare prüft rechnungsapi.de eingehende E-Rechnungen und liest Rechnungsdaten aus: XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln validiert, PDF- und Scan-Rechnungen werden als JSON nach EN 16931 ausgelesen. Das Ergebnis wird als Indexdaten und Prüfprotokoll an DocuWare übergeben, über einen überwachten Ordner, die REST API oder einen Workflow.

Auf einen Blick

Formate: XRechnung (UBL/CII), ZUGFeRD 2.x / Factur-X
Prüfung: EN 16931 und deutsche BR-DE-Regeln vor dem Versand
Anbindung: Validierung im Eingang, Auslesen als JSON, Ordner-Workflow, n8n, Make oder Zapier
Systemwechsel: Nicht nötig
Rechnungseingang: PDF, Scan und E-Rechnung als JSON auslesen
Hosting: Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive

Ausgangslage bei DocuWare

DocuWare archiviert und steuert Freigaben. Die formale Prüfung einer E-Rechnung nach EN 16931 ist eine eigene Aufgabe.
Eine XRechnung ist reine XML und für Menschen ohne Darstellung nicht lesbar.
PDF- und Papierrechnungen kommen weiterhin an und brauchen strukturierte Daten.

So binden Sie die E-Rechnung an

Validierung im Eingang: Jede eingehende E-Rechnung wird geprüft, bevor sie in DocuWare abgelegt wird. Das Prüfprotokoll wird mitarchiviert.
Auslesen als JSON: Rechnungsdaten aus PDF, Scan oder E-Rechnung werden als JSON zurückgegeben und als Indexfelder übernommen.
Ordner-Workflow (ohne Programmierung): Das System druckt die Rechnung wie gewohnt als PDF in einen überwachten Ordner. rechnungsapi.de erzeugt daraus eine validierte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei und legt sie zurück. Am System selbst ändert sich nichts.
n8n, Make oder Zapier: Wo das System Daten per Export, Webhook oder Datenbank bereitstellt, verbindet ein Low-Code-Workflow es mit der API, ohne dass im System selbst programmiert werden muss.

Typische Stolpersteine

Formal fehlerhafte E-Rechnungen werden erst bei der Buchung bemerkt.
XRechnungen werden ohne lesbare Darstellung archiviert.
Mehrere Rechnungen in einer E-Mail oder einem PDF.

Prüfen Sie vorhandene Dateien kostenlos im XRechnung- und ZUGFeRD-Validator.

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Häufige Fragen

Prüft DocuWare E-Rechnungen auf Gültigkeit?

Die formale Prüfung gegen EN 16931 und die deutschen Geschäftsregeln ist eine eigene Aufgabe. rechnungsapi.de übernimmt sie vor der Ablage und liefert ein Prüfprotokoll.

Wie kommen die Daten in DocuWare?

Über einen überwachten Ordner, den DocuWare importiert, oder per REST API und Workflow. Die ausgelesenen Felder werden als Indexdaten übernommen.

Kann ich XRechnungen lesbar archivieren?

Ja. Eine XRechnung lässt sich als ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebetteter XML ausgeben und so lesbar ablegen.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Wo werden die Rechnungsdaten verarbeitet?

Ausschließlich auf Servern in Deutschland (Open Telekom Cloud). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.

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