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E-Rechnung mit Word & Excel

Ihre Rechnungen entstehen in Word oder Excel und das soll so bleiben? Machen Sie daraus gültige E-Rechnungen, ohne eine Rechnungssoftware einzuführen.

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Kurz erklärt

Rechnungen aus Word oder Excel werden mit rechnungsapi.de zu gültigen E-Rechnungen, ohne neue Software: Entweder geht das Rechnungs-PDF an eine eigene E-Mail-Adresse und die fertige ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei kommt zurück, oder ein Makro in der Excel- bzw. Word-Vorlage sendet die Rechnungsdaten direkt an die REST API. Voraussetzung ist, dass die Pflichtangaben einer E-Rechnung in der Vorlage stehen.

Auf einen Blick

Formate: XRechnung (UBL/CII), ZUGFeRD 2.x / Factur-X
Prüfung: EN 16931 und deutsche BR-DE-Regeln vor dem Versand
Anbindung: E-Mail-Workflow, Makro an die REST API, Ordner-Workflow
Systemwechsel: Nicht nötig
Rechnungseingang: PDF, Scan und E-Rechnung als JSON auslesen
Hosting: Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive

Ausgangslage bei Word & Excel

Ein PDF aus Word oder Excel ist seit 2025 im B2B keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung.
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt die Ausstellungspflicht nicht; empfangen müssen aber alle Unternehmen können.
Viele Vorlagen enthalten nicht alle Pflichtangaben, etwa Leistungsdatum oder Steuernummer.

So binden Sie die E-Rechnung an

E-Mail-Workflow: Die Rechnung geht als PDF an eine eigene Adresse, die fertige E-Rechnung kommt per E-Mail zurück oder direkt an den Empfänger. Die Pflichtangaben müssen im PDF stehen; die Einrichtung erfolgt einmalig gemeinsam.
Makro an die REST API: Ein Makro in der Excel- oder Word-Vorlage übergibt die Rechnungsdaten an die API und speichert die fertige E-Rechnung. Einmalige Einrichtung, danach ein Klick pro Rechnung.
Ordner-Workflow (ohne Programmierung): Das System druckt die Rechnung wie gewohnt als PDF in einen überwachten Ordner. rechnungsapi.de erzeugt daraus eine validierte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei und legt sie zurück. Am System selbst ändert sich nichts.

Aus unseren Projekten

Viele unserer Kunden starten mit Rechnungen aus Word oder Excel oder einem Altsystem, das nur PDF erzeugt, zum Beispiel ein webbasiertes Eigen-ERP eines Reifenhändlers.

Typische Stolpersteine

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum fehlt in der Vorlage.
Steuerbeträge werden über alle Positionen statt je Steuersatz berechnet.
Freitext statt fester Felder für Kundennummer und Bestellreferenz.

Prüfen Sie vorhandene Dateien kostenlos im XRechnung- und ZUGFeRD-Validator.

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Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben?

Ja. Entscheidend ist das Format, in dem die Rechnung beim Empfänger ankommt. Mit dem E-Mail-Workflow oder einem Makro wird aus Ihrer Vorlage eine gültige ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei.

Was ist einfacher: E-Mail-Workflow oder Makro?

Der E-Mail-Workflow braucht keine Installation. Das Makro ist bequemer, wenn viele Rechnungen entstehen, erfordert aber eine einmalige kleine Einrichtung.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen aber alle Unternehmen.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Wo werden die Rechnungsdaten verarbeitet?

Ausschließlich auf Servern in Deutschland (Open Telekom Cloud). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.

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