Zu alt für die E-Rechnung? Sage Classic Line, Navision, SAP ECC & Co. trotzdem E-Rechnungs-fähig machen
Am 1. Januar 2027 beginnt für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz die Pflicht, inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung auszustellen. Viele laufen dabei auf einem System, das diese Frist schlicht nicht mehr erlebt — zumindest nicht als weiterentwickeltes Produkt.
Noch rund 13 Wochen bis zum Stichtag
Ab 01.01.2027 Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 € Umsatz. Ab 01.01.2028 gilt sie für alle. Ein ERP-Wechsel bis Silvester ist in den wenigsten Fällen realistisch — aber compliant werden geht schneller.
Die Warenwirtschaft ist seit fünfzehn Jahren im Einsatz, die Formulare sind perfekt eingestellt, die Anwender kennen jede Taste. Nur: XRechnung oder ZUGFeRD kann sie nicht. Und der Hersteller wird es ihr auch nicht mehr beibringen. Dieser Artikel zeigt, welche verbreiteten ERP-Systeme betroffen sind, warum „zu alt" nicht automatisch „ERP-Wechsel bis Silvester" heißt — und wie ein konkreter Ordner-Workflow für die Sage Classic Line in der Praxis aussieht.
Woran Sie erkennen, dass Ihr ERP zu alt für die E-Rechnung ist
Ein ERP ist für die E-Rechnungspflicht zu alt, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Es erzeugt nur PDF oder Papier. Kein strukturiertes XML nach EN 16931, kein ZUGFeRD-Profil ab BASIC, keine XRechnung.
- Es erzeugt ein veraltetes Format. ZUGFeRD 1.0 oder eine XRechnung-Version, die heute nicht mehr validiert — die häufig übersehene Variante: Das System „kann E-Rechnung“ — nur nicht die gültige.
- Es bekommt keine gesetzlichen Updates mehr. Mit EN 16931-1:2026 kommt XRechnung 4.0 ohne Abwärtskompatibilität zu XRechnung 3.x. Ein System ohne Wartung macht diesen Sprung nicht mit.
- Es kann bestimmte Rechnungsarten nicht strukturiert abbilden. Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Stornos.
- Der Hersteller hat die Entwicklung eingestellt oder der Support endet vor oder kurz nach dem Stichtag.
Diese ERP-Systeme sind besonders häufig betroffen
Sage Classic Line und Sage New Classic
Die Classic Line ist ein Stück deutscher Mittelstandsgeschichte: ursprünglich von KHK entwickelt, erstmals 1983 veröffentlicht, ab 2011 als Sage New Classic weitergeführt. Im Herbst 2016 kündigte Sage an, Entwicklung und Vertrieb von Sage New Classic einzustellen. Heute liefert Sage nur noch Wartungs- und Sicherheitsupdates — neue Funktionen am Kernprodukt gibt es nicht mehr.
Was das für Sie heißt: Ob Ihre Installation eine gültige E-Rechnung erzeugen kann, hängt von der konkreten Version, Ihrem Partner und eventuellen Zusatzmodulen ab. Ohne Zusatzlösung druckt eine Classic Line zuverlässig eines: ein sauberes Rechnungs-PDF. Und genau daran setzt der Workflow weiter unten an.
Sage Office Line und ältere Sage-100-Versionen
Bei der Sage 100 ist die Lage durch Sage-eigene Versionsdokumentation klarer:
- →Ab Version 8.1.2.15 bzw. Service Pack 9.0.1: ZUGFeRD 2.1.1 inkl. XRechnungsprofil — im lizenzpflichtigen Komfortpaket „Kommunikation und Belege“
- →Vollständig integriert (Erstellung, Versand, Empfang) erst ab Version 9.0.8
- →Versionen 7.0 bis 7.2.2: bereits zum 31.12.2020 abgekündigt
- →Version 9.0.10: Projekt-Teilrechnungen und Anzahlungsrechnungen als E-Rechnung weiterhin nicht möglich
Microsoft Dynamics NAV (Navision)
Microsoft arbeitet mit festen Lebenszyklen. Für NAV-Anwender ist der Kalender besonders unangenehm:
| Version | Ende Extended Support |
|---|---|
| NAV 2013 R2 und älter | 10.01.2023 — abgelaufen |
| NAV 2015 | 14.01.2025 — abgelaufen |
| NAV 2016 | 14.04.2026 — abgelaufen |
| NAV 2017 | 11.01.2027 — zehn Tage nach Beginn der Ausstellungspflicht |
| NAV 2018 | 11.01.2028 |
Ab NAV 2016 CU38 und NAV 2018 CU12 lieferte Microsoft einen Export im Format Peppol BIS 3.0 nach. Bei älteren Versionen werden zusätzliche Bibliotheken nötig. Hinzu kommt: Viele NAV-Installationen sind über Jahre individuell in C/AL angepasst — jedes Upgrade wird damit zum Projekt.
SAP ECC 6.0 (ehemals R/3)
Die Mainstream-Wartung für SAP ERP 6.0 mit Enhancement Package 0 bis 5 endete bereits am 31.12.2025. Für EHP 6 bis 8 endet sie am 31.12.2027, danach ist gegen Aufpreis Extended Maintenance bis Ende 2030 möglich. Wer auf einem niedrigen EHP-Stand sitzt, bekommt gesetzliche E-Rechnungsanpassungen nicht mehr über den Standard.
Eigenentwicklungen, AS/400, FileMaker, Access
Die größte Gruppe taucht in keiner Herstellerstatistik auf: selbst entwickelte Warenwirtschaften auf IBM i (AS/400), FileMaker- oder Access-Lösungen, DOS-Programme in der virtuellen Maschine, Branchensoftware deren Hersteller es nicht mehr gibt. Diese Systeme haben eines gemeinsam: Niemand wird ihnen bis zum 1. Januar einen XRechnung-Export einbauen. Aber praktisch alle können eines — ein Rechnungs-PDF drucken.
„Zu alt" heißt nicht „bis Silvester ablösen"
Die Reflexantwort auf ein Altsystem lautet ERP-Wechsel. Das ist oft richtig — aber selten in 13 Wochen. Anforderungsaufnahme, Auswahl, Migration, Tests und Schulung dauern Monate, und mitten in der Umstellung einen Stichtag zu reißen ist das schlechteste aller Szenarien.
Die sinnvolle Reihenfolge ist deshalb häufig:
Ohne das Altsystem anzufassen — per Ordner-Workflow und PDF-zu-ZUGFeRD-Konvertierung.
Mit echtem Lastenheft statt Fristdruck. Das ERP-Thema gehört in ein Projekt, nicht in eine Krisenreaktion.
Praxis: Sage Classic Line E-Rechnungs-fähig machen
Der folgende Workflow ist für Sage Classic Line und Sage New Classic gedacht, funktioniert aber für jedes System, das PDFs in einen Ordner schreiben kann — Office Line, NAV, AS/400-Druckausgabe, FileMaker.
// Ablauf-Übersicht
Sage Classic Line │ Rechnung drucken → PDF-Drucker ▼ \\fileserver\E-Rechnung\01_Eingang_PDF\ ← überwachter Ordner │ ▼ rechnungsapi.de (PDF → ZUGFeRD, Validierung EN 16931) │ + Zuordnungstabelle (USt-IdNr., Leitweg-ID, E-Mail) │ ├─ gültig ──► 02_ZUGFeRD_fertig\ → Versand an Kunden │ 04_Pruefprotokolle\ → Validierungsergebnis │ └─ Fehler ──► 03_Fehler\ → Buchhaltung korrigiert
Kein Eingriff in die Rechnungslogik der Classic Line. Keine Schnittstellenprogrammierung. Die Warenwirtschaft muss nichts über E-Rechnung wissen — sie muss nur drucken.
Die Ordnerstruktur
\\fileserver\E-Rechnung\
├── 01_Eingang_PDF\ Sage druckt hierhin
├── 02_ZUGFeRD_fertig\ validierte ZUGFeRD-Rechnungen
├── 03_Fehler\ Rechnungen mit Validierungsfehler + Fehlerbericht
├── 04_Pruefprotokolle\ Validierungsergebnis je Rechnung
├── 05_Archiv\ versendete Rechnungen (GoBD-Archiv)
└── stammdaten\
└── zuordnung.csv Kundennummer; USt-IdNr.; Leitweg-ID; Rechnungs-E-MailRechnungsformular in der Classic Line prüfen
Einmalig, vor allem anderen. Was nicht auf der Rechnung steht, kann nicht in die E-Rechnung. Typische Ergänzungen:
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum — Pflichtangabe, fehlt auf vielen alten Formularen
- Kundennummer gut lesbar — sie ist der Schlüssel für die Zuordnungstabelle
- Bestell- oder Auftragsreferenz des Kunden, sofern vorhanden
- Vollständige Firmierung und eigene USt-IdNr. — Mängel nach § 14 UStG in der Vorlage reparieren
PDF-Ausgabe in den überwachten Ordner
Die Classic Line druckt über einen PDF-Druckertreiber automatisch in 01_Eingang_PDF. Wichtig:
- Ein Dokument pro Datei — kein Sammeldruck mehrerer Rechnungen in ein PDF
- Dateiname mit Rechnungsnummer, soweit der Treiber das zulässt
- Echter Text statt Bild — PDF muss durchsuchbar sein (Test: Rechnungsnummer markieren und kopieren)
Zuordnungstabelle pflegen
Angaben, die nicht aufs PDF gehören oder kundenspezifisch sind, stehen in zuordnung.csv. Kunden mit Leitweg-ID erhalten automatisch eine XRechnung statt ZUGFeRD.
kundennummer;ust_idnr;leitweg_id;rechnungs_email 10042;DE123456789;;buchhaltung@kunde-a.de 10057;DE987654321;;rechnungen@kunde-b.de 20001;;04011000-12345-67;erechnung@stadt-x.de
Konvertierung und Validierung
Sobald eine Datei vollständig im Ordner liegt, geht sie an rechnungsapi.de. Dort wird aus PDF und Zuordnungsdaten eine ZUGFeRD-Rechnung (Profil EN 16931) erzeugt und gegen EN 16931 und die Schematron-Regeln validiert.
- Gültig: ZUGFeRD-PDF landet in 02_ZUGFeRD_fertig, Prüfprotokoll in 04_Pruefprotokolle
- Ungültig: Original und verständlicher Fehlerbericht landen in 03_Fehler — Buchhaltung korrigiert und legt neu ab
Versand und Archiv
Versendet wird die ZUGFeRD-Datei aus 02_ZUGFeRD_fertig — per E-Mail an die Rechnungsadresse aus der Zuordnungstabelle. Danach wandert sie mit dem Prüfprotokoll in 05_Archiv. Bei ZUGFeRD ist das XML führend (BMF-Schreiben 15.10.2025) — deshalb die Validierung vor jedem Versand.
Kontrolle, dass nichts liegen bleibt
Einmal täglich: Anzahl gedruckter Rechnungen in der Classic Line gegen Anzahl Dateien in 02_ZUGFeRD_fertig vergleichen. 03_Fehler sollte abends leer sein.
Wann dieser Workflow nicht passt
- ⚠Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungsketten — die Bezüge zwischen Dokumenten stehen im PDF meist nicht drin. Hier ist die strukturierte Erzeugung per JSON der richtige Weg.
- ⚠Gescannte Rechnungen oder Bild-PDFs — der Ausgang braucht PDFs mit echtem Text.
- ⚠Stark wechselnde Formulare je Mandant, Sparte oder Jahr — machbar, aber nicht in wenigen Tagen.
- ⚠Sie lösen das ERP ohnehin gerade ab — dann bauen Sie die E-Rechnung gleich im neuen System ein.
Was kostet das Warten?
Wer ab dem Stichtag weiter PDF-Rechnungen verschickt, obwohl er E-Rechnungen schuldet, stellt formal fehlerhafte Rechnungen aus. Das Risiko liegt nicht nur beim Aussteller: Ihre Kunden müssen um ihren Vorsteuerabzug fürchten — und werden das Thema sehr schnell bei Ihnen auf den Tisch legen. Für viele Betriebe entscheidet sich die Frage „altes ERP ja oder nein" deshalb nicht in der IT, sondern im Gespräch mit dem wichtigsten Kunden.
Häufige Fragen
Kann die Sage Classic Line E-Rechnungen erstellen?
Das hängt von Version, Partner und Zusatzmodulen ab. Sage entwickelt die Sage New Classic seit 2016 nicht mehr funktional weiter und liefert nur noch Basis-Wartung. Unabhängig davon lässt sich jede Classic Line, die Rechnungs-PDFs druckt, über eine PDF-zu-ZUGFeRD-Konvertierung E-Rechnungs-fähig machen.
Ab welcher Version kann Sage 100 (Office Line) E-Rechnungen?
Vollständig integriert ab Version 9.0.8. Ein ZUGFeRD-2.1.1-Export mit XRechnungsprofil existierte bereits ab 8.1.2.15 bzw. 9.0.1 im Komfortpaket „Kommunikation und Belege“. Versionen 7.x sind seit Ende 2020 abgekündigt.
Kann Microsoft Dynamics NAV XRechnung?
Ab NAV 2016 CU38 und NAV 2018 CU12 gibt es einen Export im Format Peppol BIS 3.0. Ob die erzeugten Dateien Ihre Anforderungen erfüllen, sollten Sie mit einem Validator prüfen. NAV 2016 ist seit April 2026 ohne Support, NAV 2017 endet am 11.01.2027.
Muss ich wegen der E-Rechnungspflicht mein ERP wechseln?
Nein. Die Pflicht verlangt ein gültiges Rechnungsformat, kein bestimmtes ERP. Ein Altsystem, das saubere PDFs druckt, lässt sich über eine Konvertierung compliant machen. Ob sich ein Wechsel aus anderen Gründen lohnt — Sicherheit, Support, Prozesse — ist eine eigene Entscheidung.
Reicht ZUGFeRD oder brauche ich XRechnung?
Für die meisten B2B-Empfänger ist ZUGFeRD ab Profil BASIC die pragmatische Wahl, weil es für Menschen lesbar bleibt und maschinell verarbeitbar ist. MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID ist die XRechnung der richtige Weg.
Wie schnell ist der Ordner-Workflow eingerichtet?
Bei stabilen Formularen und vollständigen Pflichtangaben in der Regel innerhalb weniger Arbeitstage: Analyse, Einrichtung, Test mit echten Rechnungen, Umschaltung.
Bereits umgestellt — aus der Praxis
Wir haben diesen Weg schon vielfach begleitet: viele Sage-Systeme (Classic Line und Office Line), 2 Mainframe-Banksysteme sowie zahlreiche FileMaker-, Excel- und Access-Lösungen. Auch inFlow-Nutzer haben wir bereits auf E-Rechnung umgestellt.
Bei besonders unstrukturierten PDF-Ausgaben setzen wir wo nötig KI-gestützte Belegextraktion ein — damit auch Systeme, die niemals für E-Rechnungen entwickelt wurden, valide XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien erzeugen.
Fünf PDFs — und Sie wissen, ob es funktioniert
Schicken Sie uns fünf Rechnungs-PDFs aus Ihrer Classic Line, Office Line, Navision oder Eigenentwicklung. Sie bekommen eine Auswertung, welche Pflichtangaben vorhanden sind, was ergänzt werden muss — und ob der Ordner-Workflow für Sie funktioniert. Kostenfrei und unverbindlich.