E-Rechnungspflicht ab 1.1.2027: Das Leistungsdatum entscheidet, nicht das Rechnungsdatum
Ein Ingenieurbüro arbeitet seit Oktober 2026 an einem Projekt. Der Großteil der Stunden fällt 2026 an, die Abnahme ist für Februar 2027 geplant. Die Schlussrechnung soll, wie immer, als PDF per E-Mail rausgehen. Darf sie das?
Wenn das Büro 2026 mehr als 800.000 € umgesetzt hat: nein. Und das, obwohl fast die ganze Arbeit im alten Jahr lag. Der Grund ist eine Regel, die in vielen Umstellungsprojekten übersehen wird – und die in unseren Kundengesprächen immer wieder auftaucht: Ob eine E-Rechnung Pflicht ist, richtet sich nach dem Zeitpunkt, an dem die Leistung ausgeführt wird, nicht nach dem Rechnungsdatum.
Die Regel in einem Satz
Die Übergangsregeln zur E-Rechnung in § 27 Abs. 38 UStG knüpfen an Umsätze an, die in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden. Das BMF wendet seine Grundsätze entsprechend auf alle Umsätze an, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden. Wann die Rechnung geschrieben wird, spielt für die Frage „E-Rechnung ja oder nein“ keine Rolle.
Für jede Rechnung um den Jahreswechsel 2026/2027 lautet die erste Frage deshalb nicht „Wann stelle ich die Rechnung aus?“, sondern „Wann habe ich geliefert oder geleistet?“
Wer ab 1.1.2027 betroffen ist
Ab dem 1.1.2027 endet die Übergangszeit für größere Unternehmen. Betroffen ist, wer im Kalenderjahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € hatte. Maßgeblich ist das Vorjahr – nicht 2025 und nicht der laufende Umsatz.
| Gesamtumsatz 2026 | Leistung ausgeführt ab 1.1.2027 |
|---|---|
| über 800.000 € | E-Rechnung Pflicht (strukturiert nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC) |
| bis 800.000 € | noch ein Jahr Übergang: Papierrechnungen bleiben zulässig, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) |
Ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle übrigen Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Unabhängig von der Größe ist 2027 noch die Übermittlung per EDI-Verfahren möglich, auch wenn das Format nicht der EN 16931 entspricht, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Ausnahme endet für Leistungen ab dem 1.1.2028.
Den Empfang von E-Rechnungen müssen übrigens alle Unternehmen schon seit dem 1.1.2025 sicherstellen. Der Stichtag 2027 betrifft nur das Ausstellen.
Die Fälle rund um den Jahreswechsel
Alle Beispiele gelten für ein Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026.
| Fall | E-Rechnung Pflicht? | Warum |
|---|---|---|
| Lieferung am 30.12.2026, Rechnung am 8.1.2027 | nein | Leistung vor dem Stichtag ausgeführt |
| Lieferung am 4.1.2027, Rechnung am 4.1.2027 | ja | Leistung nach dem Stichtag |
| Projekt (Dienstleistung) von Oktober 2026 bis Februar 2027, ohne vereinbarte Teilleistungen | ja | Eine sonstige Leistung gilt erst mit ihrer Vollendung als ausgeführt, hier also im Februar 2027 |
| Dasselbe Projekt mit vertraglich vereinbarten monatlichen Teilleistungen | Abrechnungen bis Dezember 2026: nein · ab Januar 2027: ja | Jede Teilleistung ist ein eigener Umsatz mit eigenem Leistungszeitpunkt |
| Monatliche Wartung, Miete, Software-Abo | Dezember-Abrechnung: nein · Januar-Abrechnung: ja | Jeder Abrechnungszeitraum zählt für sich |
| Anzahlungsrechnung im November 2026, Leistung und Schlussrechnung im März 2027 | Anzahlungsrechnung: nein · Schlussrechnung: ja | Die Schlussrechnung folgt dem Leistungszeitpunkt; die frühere Anzahlungsrechnung muss nicht als E-Rechnung neu ausgestellt werden |
| Vertrag dient als Rechnung (zum Beispiel Mietvertrag mit Zahlungsplan) | ja, spätestens zum Ende der Übergangszeit | Für Dauerschuldverhältnisse braucht es eine initiale E-Rechnung; danach genügen die üblichen Zahlungsbelege |
Für Schlussrechnungen mit Anzahlungen gibt es eine praktische Erleichterung: Das BMF beanstandet nicht, wenn eine bis zum 31.12.2027 als E-Rechnung ausgestellte Endrechnung die Aufstellung der vorher geleisteten Anzahlungen als unstrukturierten Anhang enthält. Wie Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung in XRechnung und ZUGFeRD aussehen, zeigt unser Beitrag zu Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung.
Der häufigste Denkfehler: „Die Arbeit lag doch 2026“
Bei Lieferungen von Waren ist der Leistungszeitpunkt meist eindeutig: der Tag, an dem die Ware übergeben oder versendet wird. Bei Dienstleistungen, Werken und Projekten ist es anders. Ohne vereinbarte Teilleistungen ist eine sonstige Leistung erst ausgeführt, wenn sie vollständig erbracht ist, bei Werkleistungen in der Regel mit der Abnahme. Damit fallen genau die Rechnungen unter die Pflicht, an die im Dezember niemand denkt:
- Beratungs- und IT-Projekte mit Go-live im Januar oder Februar 2027
- Bau- und Handwerksleistungen mit Abnahme nach dem Jahreswechsel
- Planungsleistungen, bei denen die letzte Leistungsphase 2027 endet
Wer solche Projekte 2026 beginnt, sollte jetzt prüfen, ob Teilleistungen vertraglich vereinbart sind. Wenn nicht, wird die gesamte Schlussrechnung eine E-Rechnung – auch für den Teil, der 2026 erarbeitet wurde.
Zwei Fallstricke in der Praxis
1. Der Umsatz 2026 steht im Januar 2027 noch nicht fest
Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz 2026. Der ist am 2. Januar 2027 oft noch nicht abgeschlossen, Buchungen und Abgrenzungen laufen noch. Wer im Januar Rechnungen schreibt und in der Nähe der Grenze liegt, weiß bei der Ausstellung nicht sicher, ob er schon betroffen ist.
Die pragmatische Lösung: Wer knapp an der Grenze liegt, stellt ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen aus. Das ist immer zulässig, unabhängig vom Umsatz, und erspart die nachträgliche Prüfung.
2. Das Leistungsdatum wird zum Beweis
Ob eine Rechnung im Januar 2027 noch als PDF verschickt werden durfte, lässt sich nur am Leistungsdatum zeigen. In der E-Rechnung steht es strukturiert:
| Situation | Feld in der E-Rechnung |
|---|---|
| Leistung an einem Tag | BT-72 „Tatsächliches Lieferdatum“ (Actual delivery date) |
| Leistung über einen Zeitraum | BG-14 „Rechnungszeitraum“ mit BT-73 „Anfangsdatum“ und BT-74 „Enddatum des Rechnungszeitraums“ |
| Leistung am Tag der Rechnungsstellung | trotzdem BT-72 „Tatsächliches Lieferdatum“ mit dem Datum befüllen |
| Anzahlungsrechnung | kein Leistungsdatum; BT-72 und BG-14 bleiben leer |
Wichtig: Die technischen Prüfregeln von EN 16931 und XRechnung führen das Leistungsdatum als optional. Ein Validator meldet keinen Fehler, wenn es fehlt. Steuerlich ist es nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG aber eine Pflichtangabe. Eine Rechnung kann also technisch einwandfrei sein und trotzdem den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden – mehr dazu im Beitrag zum Schichtenmodell der Validierung.
Das Gegenstück ist genauso problematisch: Viele ERP-Exporte füllen BT-72 automatisch mit dem Rechnungsdatum (BT-2). Bei Projekten mit Abnahme im Folgemonat oder bei Anzahlungen ist das inhaltlich falsch und führt um den Stichtag zu falschen Schlüssen.
Checkliste für das vierte Quartal 2026
- Gesamtumsatz 2026 hochrechnen: Liegen wir über 800.000 € oder knapp darunter?
- Projekte mit Abnahme oder Fertigstellung ab Januar 2027 identifizieren
- Prüfen, ob für diese Projekte Teilleistungen vertraglich vereinbart sind
- Laufende Anzahlungen erfassen, deren Schlussrechnung 2027 fällig wird
- Dauerschuldverhältnisse (Miete, Wartung, Abo) mit „Vertrag als Rechnung“ auflisten
- ERP-Export prüfen: Wird BT-72 „Tatsächliches Lieferdatum“ bzw. BG-14 „Rechnungszeitraum“ mit dem echten Leistungsdatum gefüllt – oder mit dem Rechnungsdatum?
- Elektronische Rechnungsadresse der Kunden (BT-49 „Elektronische Adresse des Käufers“) im Debitorenstamm erfassen
- Testlauf: eine echte Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und validieren lassen
Welche weiteren Geschäftsvorfälle im ERP-Mapping zu klären sind, steht in unserer Checkliste der Rechnungs-Geschäftsvorfälle.
Wie rechnungsapi.de dabei hilft
Für den Stichtag gibt es drei Wege, je nachdem, wie viel Technik im Haus ist:
- E-Mail-Workflow: Sie schicken Ihre Rechnung an eine Adresse und erhalten die E-Rechnung zurück – ohne Programmierung, ohne neues ERP (so funktioniert es).
- n8n, Make, Zapier, Workato oder engomo: für Teams, die ihre Abläufe ohnehin mit Low-Code- oder Integrationsplattformen automatisieren (Tutorial für n8n, Make und Zapier).
- REST API: für Entwicklerinnen und Entwickler, die die E-Rechnung direkt in ERP oder Fakturierung einbauen. Das Leistungsdatum ist dort ein eigenes Feld (
actualDeliveryDate), getrennt vom Rechnungsdatum.
Mit dem kostenlosen Validator prüfen Sie eine bestehende E-Rechnung vorab; der kostenlose Tarif enthält 10 Rechnungen pro Monat zum Ausprobieren.
Häufige Fragen
Gilt für die E-Rechnungspflicht 2027 das Rechnungsdatum oder das Leistungsdatum?
Das Leistungsdatum. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG knüpfen an Umsätze an, die in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden. Eine Lieferung vom 30.12.2026 darf auch mit einer Rechnung vom Januar 2027 noch als PDF abgerechnet werden.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?
Der Gesamtumsatz des Vorjahres, für die Pflicht ab 1.1.2027 also der Gesamtumsatz 2026 – nicht der Umsatz 2025 und nicht der laufende Umsatz.
Darf ich ab 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken, wenn ich unter 800.000 € liege?
Ja, für Leistungen im Jahr 2027 noch. Papierrechnungen bleiben zulässig, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen.
Muss ich bei einem Projekt über den Jahreswechsel eine E-Rechnung stellen?
Wenn keine Teilleistungen vereinbart sind, ist eine sonstige Leistung erst mit ihrer Vollendung ausgeführt – bei Werkleistungen in der Regel mit der Abnahme. Liegt die im Jahr 2027 und lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, ist die Schlussrechnung eine E-Rechnung, auch für den Teil, der 2026 erarbeitet wurde.
Rechtzeitig vor dem Jahreswechsel umstellen
Wir prüfen mit Ihnen, welche Rechnungen ab Januar 2027 E-Rechnungen sein müssen und wie Ihr ERP das Leistungsdatum richtig übergibt – bevor das Jahresendgeschäft die Ressourcen bindet.
Quellen
§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG (Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung als Pflichtangabe); § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen 2025 bis 2027); § 19 UStG, § 34a UStDV (Kleinunternehmer); BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung; BMF, Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung; EN 16931-1 (BT-2, BT-72, BT-73, BT-74, BG-14).
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Teilleistungen, Werkleistungen über den Jahreswechsel und Rechnungsberichtigungen alter Umsätze sollte die Einordnung im Einzelfall mit der Steuerberatung geklärt werden.