E-Rechnung im Handwerk: Bestehende Software behalten — 3 Wege zur Pflichterfüllung
Als Handwerker kennst du deine Software. Du hast deine Abläufe. Die E-Rechnungspflicht kommt trotzdem — aber du musst dein System nicht ersetzen. Drei Wege machen dich konform, ohne dass du irgendetwas Bestehendes anfassen musst.
Das Wichtigste vorweg
Was wir bei Handwerksbetrieben immer wieder sehen: Die E-Rechnungspflicht löst Panik aus, weil viele denken, sie müssen ihr gesamtes ERP ersetzen. Das stimmt nicht. Du kannst deine TAGEBAU-Software, dein Excel-Template oder deine Lexware-Installation behalten und trotzdem ab 2027 konforme E-Rechnungen versenden.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht im Handwerk?
Ab 2027 müssen alle B2B-Handwerksleistungen als strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Für viele Handwerker bedeutet das: nur ein Teil ihrer Rechnungen ist überhaupt betroffen.
| Auftraggeber | E-Rechnung Pflicht? |
|---|---|
| Privatkunden (B2C) | Nein — klassische Rechnung reicht |
| Gewerbliche Kunden (B2B) | Ja ab 2027 |
| Öffentliche Hand (Bund/Länder) | Bereits jetzt Pflicht (XRechnung) |
| Hausverwaltungen (B2B) | Ja ab 2027 |
| Wohnungsbaugesellschaften (B2B) | Ja ab 2027 |
Gut zu wissen: Privatkundenfokus
Viele Handwerker arbeiten überwiegend für Privatkunden (B2C). Diese Rechnungen sind nicht betroffen — klassische PDF oder Papierrechnung bleibt gültig.
Kleinunternehmer §19 UStG
Wer keine Umsatzsteuer ausweist, muss keine E-Rechnungen senden — aber muss sie empfangen können. Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für alle.
Das Problem — Handwerker-Software und E-Rechnung
Die meisten Handwerkersoftware-Systeme — TAGEBAU, Winkels, NEVARIS Build, GS-Bau — erzeugen PDFs, Word-Dokumente oder Excel-basierte Rechnungen mit Briefkopf. Das ist für B2C-Aufträge weiterhin erlaubt, aber für B2B-Rechnungen ab 2027 nicht mehr ausreichend. Gefordert ist ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML).
Was Handwerker NICHT wollen
- ✗Das komplette ERP ersetzen (5.000–50.000 €, monatelange Einarbeitung)
- ✗Ein komplett neues Rechnungssystem lernen
- ✗Bewährte Prozesse und Dokumentenvorlagen aufgeben
Was Handwerker WOLLEN
- Die vertraute Software weiternutzen
- E-Rechnung einfach „obendrauf“ bekommen
- Minimaler Mehraufwand pro Rechnung
Genau das ermöglichen die drei folgenden Wege. Du behältst alles, was du kennst — und bekommst E-Rechnung-Konformität dazu.
Die 3 Wege — Dein System bleibt, E-Rechnung kommt dazu
E-Mail-basiert
Einfachste Lösung — kein Code, kein IT-DienstleisterDu erstellst die Rechnung wie immer in deiner Software (als PDF)
Du schickst das PDF per E-Mail an eine spezielle rechnungsapi.de-Adresse
Die API liest die Rechnungsdaten per KI aus dem PDF aus
Du bekommst per E-Mail zurück: ein ZUGFeRD-PDF, das du direkt an deinen Kunden schickst
Ideal für
Betriebe mit 5–30 B2B-Rechnungen pro Monat, ohne Technik-Erfahrung
Einrichtungszeit
15 Minuten (E-Mail-Adresse konfigurieren, Test-Rechnung schicken)
API-Ergänzung
Für Betriebe mit IT-Dienstleister — vollautomatischDein IT-Dienstleister baut einen kleinen Connector zwischen deiner Software und rechnungsapi.de. Deine Software erzeugt wie immer das PDF — der Connector schickt es automatisch zur API und holt das ZUGFeRD zurück. Alles passiert im Hintergrund — du merkst nichts.
Technischer Ablauf:
Ideal für
Betriebe mit eigenem IT-Dienstleister & höherem Rechnungsvolumen
Einrichtungszeit
1–2 Tage durch IT-Dienstleister, danach vollautomatisch
Ordner-Monitoring
Automatisch auf deinem PC — ohne Cloud-ZwangEin WebDAV- oder Nextcloud-Ordner wird auf deinem Server oder Desktop eingerichtet — wahlweise durch deinen IT-Dienstleister oder gemeinsam mit uns
Du speicherst deine fertige PDF-Rechnung in diesen freigegebenen Ordner — wie ein normales Speichern
Das System erkennt neue PDFs automatisch, schickt sie zur API und legt das konforme ZUGFeRD-Dokument zurück
Ideal für
Betriebe mit lokaler Software, die automatisiert werden wollen
Kompatibilität
WebDAV/Nextcloud auf Windows oder Mac — Einrichtung durch IT-Dienstleister oder gemeinsam mit rechnungsapi.de
Deine Software — welcher Weg passt?
Alle drei Wege funktionieren unabhängig von der eingesetzten Software. Hier der Überblick für die verbreitetsten Handwerker-Systeme:
| Software | Weg 1 (E-Mail) | Weg 2 (API) | Weg 3 (Ordner) | Natives ZUGFeRD |
|---|---|---|---|---|
| TAGEBAU | ✓ | ✓ | ✓ | Prüfen |
| Winkels | ✓ | ✓ | ✓ | Nein |
| NEVARIS Build | ✓ | ✓ | ✓ | Nein |
| Lexware | ✓ | ✓ | ✓ | Basis |
| GS-Bau | ✓ | ✓ | ✓ | Nein |
| Excel / Word | ✓ | ✓ | ✓ | Nein |
Achtung: Viele Softwareanbieter versprechen „E-Rechnung-Support“ — aber prüfe, ob das Ergebnis wirklich EN 16931-konform ist. ZUGFeRD Basic-WL erfüllt die gesetzliche Pflicht nicht und wird von vielen ERP-Systemen beim Empfänger abgelehnt.
Was ist mit Eingangsrechnungen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur den Versand — du musst auch E-Rechnungen empfangen können. Seit Januar 2025 ist das bereits gesetzlich vorgeschrieben. Deine Lieferanten (Baustoffhändler, Subunternehmer, Geräteverleih) werden dir bald ZUGFeRD oder XRechnung schicken.
Deine Lieferanten schicken dir bald ZUGFeRD oder XRechnung statt PDF
Du musst diese verarbeiten können: lesen, inhaltlich prüfen, GoBD-konform archivieren
rechnungsapi.de prüft eingehende XML-Rechnungen und meldet dir fehlerhafte Pflichtfelder — so bewahrst du dich vor Verlust des Vorsteuerabzugs durch formal ungültige Eingangsrechnungen
ERP-Import und Ordner-Anbindung (WebDAV/Nextcloud) richten wir gemeinsam mit dir ein — als Service, kein IT-Dienstleister nötig
Was kostet die E-Rechnung-Umrüstung?
Ehrlicher Vergleich: Ein Handwerker mit 50 B2B-Rechnungen pro Monat zahlt für die rechnungsapi.de-Lösung typischerweise 15–20 € monatlich (0,10 € pro Rechnung + Basisplan) — statt 5.000–50.000 € für ein neues ERP.
| Lösung | Einmalkosten | Laufend |
|---|---|---|
| Komplettes ERP-System ersetzen | 5.000–50.000 € | Monatliche Lizenz |
| E-Mail-Weg (rechnungsapi.de) | 0 € | 0,10 € pro Rechnung (nutzungsbasiert) |
| API-Connector (IT-Dienstleister) | 500–2.000 € einmalig | 0,10 € pro Rechnung |
| Ordner-Monitoring (WebDAV/Nextcloud) | 200–500 € (Einrichtung) | 0,10 € pro Rechnung |
* Für einen typischen Handwerksbetrieb mit 50 B2B-Rechnungen/Monat: ca. 15–20 €/Monat Gesamtkosten (0,10 €/Rechnung + Basisplan).
Checkliste — Was Handwerker jetzt tun sollten
Fünf Schritte, die du noch heute erledigen kannst — ohne IT-Kenntnisse, ohne neues System.
Kunden sortieren: Welche sind B2B, welche B2C?
Anteil B2B-Rechnungen bestimmen: Ab welchem Volumen lohnt welcher Weg?
Software prüfen: Unterstützt deine Software EN 16931-konforme Formate — also echtes ZUGFeRD oder XRechnung?
Eingangsrechnungen: Kannst du ZUGFeRD/XRechnung empfangen und archivieren?
Test-API nutzen: kostenloser Test-Account bei rechnungsapi.de, erste Rechnung in 15 Minuten
Häufige Fragen von Handwerkern
Muss ich für Privatkundenaufträge eine E-Rechnung ausstellen?
+
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte. Rechnungen an Privatkunden können weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden.
Ich bin Kleinunternehmer §19 UStG — bin ich betroffen?
+
Du musst ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) zu empfangen. Die Sendepflicht gilt für dich als Kleinunternehmer nicht, solange du keine Umsatzsteuer ausweist.
Meine Software macht schon ZUGFeRD — bin ich fertig?
+
Prüfe genau, ob es wirklich EN 16931-konform ist. ZUGFeRD Basic-WL genügt der gesetzlichen Pflicht nicht und wird von vielen ERP-Systemen beim Empfänger abgelehnt. Im Zweifel: Eine erzeugte Rechnung bei rechnungsapi.de validieren lassen.
Was ist mit öffentlichen Auftraggebern (Gemeinden, Städte)?
+
Hier gilt XRechnung bereits jetzt — unabhängig von deiner Unternehmensgröße. Alle drei Wege auf dieser Seite unterstützen auch XRechnung für Behörden.
Brauche ich einen IT-Dienstleister?
+
Für Weg 1 (E-Mail) brauchst du keinen IT-Dienstleister — das richtest du in 15 Minuten selbst ein. Für Weg 2 und 3 ist ein Dienstleister empfohlen, aber du kannst auch direkt mit uns Kontakt aufnehmen.
Jetzt kostenlos testen — erste E-Rechnung in 15 Minuten
Kostenlos registrieren, Test-API nutzen, erste Rechnung per E-Mail schicken — fertig. Kein Systemwechsel, keine Kreditkarte, keine IT-Kenntnisse erforderlich.