Neues UI-Update: E-Mail-Konfiguration und Vorlagen für X-Rechnungen
Ab sofort können Sie Ihre X-Rechnung E-Mail-Adresse und Ihr Standard-Template direkt im Profil konfigurieren - für einen nahtlosen Rechnungsworkflow.
Wir haben unser Dashboard grundlegend überarbeitet und freuen uns, Ihnen die neuen Konfigurationsmöglichkeiten für den X-Rechnung E-Mail-Workflow vorzustellen. Mit wenigen Klicks legen Sie fest, über welche E-Mail-Adresse Ihre X-Rechnungen gesendet und empfangen werden und welches Template standardmäßig verwendet wird.
Professionelle Rechnungsvorlagen
Unser Template-System ermöglicht es Ihnen, ansprechende und professionelle Rechnungsvorlagen zu erstellen und zu verwalten. Wählen Sie aus vorhandenen Designs oder laden Sie Ihre eigenen hoch.
- Auswahl aus mehreren professionellen Vorlagen
- Eigene Templates hochladen für individuelles Corporate Design
- Vorschau vor der Verwendung
- Template-ID für automatische Zuordnung
E-Mail-Konfiguration im Profil
Im neuen Profilbereich finden Sie den Abschnitt "X-Rechnung E-Mail Konvertierungsservice". Hier definieren Sie zwei zentrale Einstellungen:
E-Mail für X-Rechnung Versand
Geben Sie die E-Mail-Adresse an, von der Sie ausschließlich X-Rechnungen senden. So können wir eingehende Rechnungen eindeutig Ihrem Konto zuordnen.
Invoice Template ID
Hinterlegen Sie die Standard-Template-ID, auf welches PDF-Template die eingehenden Rechnungsdaten automatisch gemappt werden sollen.
Nach der Konfiguration erhalten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse (z.B. xxx@onefinancebe.finbc.de), an die Sie Ihre X-Rechnungen zur Verarbeitung senden können.
So funktioniert der Workflow
Der gesamte Prozess von der X-Rechnung zum fertigen ZUGFeRD-Dokument ist vollständig automatisiert:
X-Rechnung per E-Mail senden
Senden Sie Ihre X-Rechnung (XML) an Ihre konfigurierte E-Mail-Adresse. Das System erkennt automatisch den Absender.
Automatische Verarbeitung
Die XML-Daten werden validiert und mit Ihrem gewählten PDF-Template zusammengeführt. Dabei entsteht ein professionell gestaltetes Rechnungsdokument.
ZUGFeRD-Erstellung mit X-Rechnung
Das fertige PDF wird als ZUGFeRD-konformes Dokument erstellt. Die originale X-Rechnung (XML) wird dabei als Anhang hinter dem ZUGFeRD-XML eingebettet.
Rücksendung per E-Mail
Das fertige ZUGFeRD-PDF wird automatisch an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse zurückgesendet - bereit zur Weiterleitung oder Archivierung.
ZUGFeRD mit eingebetteter X-Rechnung
Das Besondere an unserem Workflow: Die originale X-Rechnung wird nicht nur verarbeitet, sondern auch im Original als Anhang im ZUGFeRD-PDF bewahrt. So haben Sie sowohl ein visuell ansprechendes Rechnungsdokument als auch die maschinenlesbare X-Rechnung in einer einzigen Datei.
Jetzt konfigurieren
Richten Sie Ihre X-Rechnung E-Mail-Konfiguration ein und profitieren Sie von automatisierten Rechnungsworkflows mit professionellen Templates.
Stefan Grimm
Stefan Grimm ist Gründer der Finbc GmbH und arbeitet seit 1999 an Zahlungs- und Rechnungsprozessen, seit 2021 an der E-Rechnung — unter anderem in einem EU-weiten E-Rechnungsprogramm eines Bankkonzerns. Mehr über den Autor