Rechnung erzeugen und direkt versenden: E-Mail-Versand jetzt in der API

Was neu ist

Die drei Erzeugungs-Endpunkte akzeptieren jetzt ein optionales transport-Objekt im Request:

Ist das Objekt vorhanden, wird die erzeugte Rechnung im selben Vorgang per E-Mail zugestellt. Ist es nicht vorhanden, verhält sich der Endpunkt exakt wie bisher – die Änderung ist vollständig abwärtskompatibel.

Für bereits erzeugte ZUGFeRD-Daten gibt es zusätzlich den dedizierten Endpunkt sendEmailWithZugferdData. Damit versenden Sie auch Rechnungen, die aus einem früheren Lauf oder aus einem anderen System stammen.

Das transport-Objekt

{
  "invoice": { "...": "..." },
  "transport": {
    "type": "email",
    "useTransport": true,
    "sender": "rechnung@ihre-domain.de",
    "senderName": "Ihre Firma GmbH",
    "receiver": "buchhaltung@kunde.de, rechnungen@kunde.de",
    "cc": "steuerberater@kanzlei.de",
    "bcc": "archiv@ihre-domain.de",
    "subject": "Rechnung {invoicenumber} vom {invoicedate}",
    "message": "<p>Guten Tag,</p><p>anbei erhalten Sie
    die Rechnung {invoicenumber} als ZUGFeRD-Datei.</p>",
    "attachments": [
      { "filename": "Leistungsnachweis.pdf", "content": "<base64>" }
    ]
  }
}

Batch-Betrieb: Verzeichnis ablegen, fertig

Nicht jede Umgebung hat eine API-Integration im Rechnungsausgang. Viele ERP-Systeme und Buchhaltungslösungen – SAP, Navision, DATEV, auch Excel-basierte Prozesse – können Rechnungen als Dateien in ein Netzlaufwerk oder einen freigegebenen Ordner exportieren. Genau dort setzt der Batch-Betrieb an.

Wir überwachen das Verzeichnis, holen die Dateien ab, konvertieren sie in konforme XRechnung oder ZUGFeRD und verschicken sie – vollautomatisch, ohne dass auf Ihrer Seite Code geändert werden muss.

E-Mail-Vorlage einmal hinterlegen

Für den Batch-Betrieb hinterlegen Sie pro Kunde oder Dokumenttyp eine E-Mail-Vorlage: Empfängeradresse, Betreff mit {invoicenumber} und {invoicedate}, Nachrichtentext, optionale CC-Adressen. Ab dann passiert der Versand ohne weiteren Aufwand – auch bei 500 Rechnungen im Monat sehen Sie keinen einzelnen davon mehr.

Die einmalige Konfiguration dauert typischerweise 30 Minuten: Verzeichnis freigeben, Vorlage anlegen, DNS-Einträge setzen, Testlauf mit einer Rechnung. Danach läuft es.

Was der manuelle Weg wirklich kostet

Rechnen wir den heutigen Ablauf einmal durch – konservativ, ohne Störungen, ohne Rückfragen:

Nicht eingerechnet sind die Fälle, die den Schnitt nach oben ziehen: falscher Anhang, veraltete Empfängeradresse, Mail im Entwurfsordner liegen geblieben, Rechnung im Spam des Kunden. Jeder dieser Fälle kostet nicht drei Minuten, sondern einen Anruf, eine Korrektur und im schlechtesten Fall zwei Wochen Zahlungsverzug.

Mit transport fällt dieser Block auf null Minuten manuelle Arbeit – der Versand passiert im selben Aufruf, mit dem die Rechnung ohnehin erzeugt wird.

Zustellbarkeit ist kein Nebenschauplatz

Eine Rechnung, die im Spam-Ordner der Kreditorenbuchhaltung landet, ist nicht zugestellt – sie ist verloren, und Sie merken es erst beim Mahnlauf. Mailprovider prüfen jede eingehende Nachricht gegen DKIM und SPF: Sie fragen, ob der absendende Server für Ihre Domain überhaupt senden darf und ob die Nachricht unterwegs unverändert geblieben ist.

Der Versand von rechnungsapi.de läuft über die Mailinfrastruktur von saas.do – unserem Partner für Mass-Mailing. saas.do betreibt die Zustellinfrastruktur, kümmert sich um Reputation der Sendeserver, Bounce-Handling und Durchsatz auch bei großen Rechnungsläufen. Sie brauchen dafür keinen eigenen Vertrag und keinen eigenen Transaktionsmail-Anbieter. Damit Ihre Rechnungen mit Ihrer eigenen Absenderdomain sauber authentifiziert rausgehen, hinterlegen Sie zwei DNS-Einträge bei Ihrem Domain-Provider. Das ist einmalige Arbeit von etwa fünf Minuten.

DKIM: CNAME-Eintrag

SPF: TXT-Eintrag

Ein vollständiger Eintrag für eine Domain, die zusätzlich über Microsoft 365 versendet:

DNS-Änderungen brauchen je nach TTL einige Minuten bis wenige Stunden. Testen Sie danach mit einem Versand an eine externe Adresse und prüfen Sie im Mail-Header, ob dkim=pass und spf=pass stehen.

Was das im Betrieb spart

Der klassische Ablauf besteht aus vier Schritten: Rechnung erzeugen, Datei zwischenspeichern, E-Mail über ein zweites System aufbauen, Versand protokollieren. Dazwischen liegen ein Mailserver oder ein Transaktionsmail-Anbieter, dessen Zugangsdaten gepflegt, dessen Kontingente überwacht und dessen Ausfälle behandelt werden müssen.

Mit transport bleibt ein Aufruf: valide E-Rechnung nach EN 16931, DKIM-signiert zugestellt, an alle beteiligten Adressen gleichzeitig. Kein zusätzliches Tool, keine manuelle Weiterleitung, keine separate Mailinfrastruktur.