Rechnung richtig erstellen: Pflichtangaben, Fehler & E-Rechnung
Der komplette Leitfaden zu allen gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen in Deutschland – mit Checkliste, häufigen Fehlern und Tipps für E-Rechnungen.
Die perfekte Rechnung
14 Pflichtangaben nach § 14 UStG – alle korrekt ausgefüllt für rechtssichere Rechnungen und vollen Vorsteuerabzug.
Eine korrekte Rechnung ist mehr als nur ein Zahlungsbeleg – sie ist ein rechtlich verbindliches Dokument mit präzisen Anforderungen. Fehler können teuer werden: Der Vorsteuerabzug kann verweigert, Zahlungen verzögert und bei Betriebsprüfungen Probleme verursacht werden. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Pflichtangaben, häufige Fehler und die besonderen Anforderungen bei E-Rechnungen wissen müssen.
Wie häufig sind fehlerhafte Rechnungen?
- •Studien zeigen: Bis zu 30% aller Eingangsrechnungen enthalten Fehler
- •Die häufigsten Mängel: Fehlende oder falsche Steuernummer (ca. 15%)
- •Unvollständige Leistungsbeschreibungen betreffen etwa 12% der Rechnungen
- •Falsche oder fehlende Rechnungsnummern: ca. 8%
- •Bei E-Rechnungen: Bis zu 25% scheitern an der technischen Validierung
Gesetzliche Grundlagen
Die Anforderungen an Rechnungen sind in Deutschland primär im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. § 14 UStG definiert die Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss, damit der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Für elektronische Rechnungen gelten zusätzlich die Vorgaben der EU-Norm EN 16931 und in Deutschland die spezifischen Anforderungen an ZUGFeRD und XRechnung.
Die 14 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Diese Angaben müssen auf jeder Rechnung über 250 € brutto vorhanden sein:
Name und Anschrift des Leistenden
Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
Name und Anschrift des Empfängers
Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
Ausstellungsdatum
Datum der Rechnungsausstellung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eindeutige, einmalige Nummer zur Identifikation
Menge und Art der Lieferung
Genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
Wann wurde geliefert oder die Leistung erbracht?
Entgelt (Nettobetrag)
Summe ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Steuersatz
Anzuwendender Umsatzsteuersatz
Steuerbetrag
Absoluter Betrag der Umsatzsteuer
Hinweis auf Steuerbefreiung
Bei steuerfreien Leistungen: Grund der Befreiung
Hinweis 'Gutschrift'
Bei Abrechnungen durch den Leistungsempfänger
Hinweis auf Steuerschuldnerschaft
Bei Reverse Charge: Hinweis auf Ăśbergang der Steuerschuld
Entgeltminderungen
Vereinbarte Skonti, Rabatte oder Boni
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto)
Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Diese werden häufig im Einzelhandel, bei Tankstellen oder in der Gastronomie verwendet.
Erforderliche Angaben:
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Bruttobetrag und Steuersatz
- Bei mehreren Steuersätzen: Aufschlüsselung
Die 10 häufigsten Rechnungsfehler
1Fehlende oder falsche Steuernummer
~15%Vorsteuerabzug wird verweigert
Steuernummer/USt-IdNr. bei jedem Kunden verifizieren
2Unvollständige Leistungsbeschreibung
~12%Finanzamt erkennt Rechnung nicht an
Genaue Bezeichnung mit Menge, Art und Umfang
3Fehlender Leistungszeitpunkt
~10%Vorsteuerabzug im falschen Zeitraum
Immer Liefer-/Leistungsdatum angeben
4Nicht fortlaufende Rechnungsnummern
~8%Probleme bei BetriebsprĂĽfung
LĂĽckenloses Nummernsystem einfĂĽhren
5Falsche Steuerberechnung
~7%Nachzahlung oder Korrekturaufwand
Automatisierte BerechnungsprĂĽfung
6Fehlende Empfängeradresse
~6%Rechnung nicht anerkennungsfähig
Vollständige Adressdaten pflegen
7Falscher Steuersatz
~5%Steuernachzahlung, Bußgeld möglich
Steuersätze pro Leistungsart definieren
8Fehlender Hinweis bei Steuerbefreiung
~4%Steuerpflicht wird unterstellt
Befreiungsgrund immer angeben
9Rechnungsdatum in der Zukunft
~3%Vorsteuerabzug erst später möglich
Rechnungsdatum = Ausstellungsdatum
10Fehlende Angaben bei Reverse Charge
~2%Fehlerhafte Steuerbehandlung
Pflichthinweis auf Steuerschuldnerschaft
Besonderheiten bei E-Rechnungen
Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Bis 2028 wird auch die Ausstellungspflicht schrittweise eingeführt. E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD, XRechnung) haben zusätzliche technische Anforderungen.
Besonders wichtig bei E-Rechnungen: Die mathematische Konsistenz der Summenfelder. Anders als bei PDF-Rechnungen werden diese maschinell geprüft – und Abweichungen führen sofort zur Ablehnung.
Kritische Summenfelder bei E-Rechnungen
Diese Felder mĂĽssen mathematisch korrekt berechnet sein:
| BT-Feld | Bezeichnung | Berechnung |
|---|---|---|
| BT-106 | Summe der Positionsnettobeträge | Σ aller Positionsnettobeträge |
| BT-107 | Summe der Zuschläge | Σ aller Zuschläge auf Dokumentenebene |
| BT-108 | Summe der AbzĂĽge | ÎŁ aller AbzĂĽge auf Dokumentenebene |
| BT-109 | Rechnungssumme ohne USt. | BT-106 + BT-107 - BT-108 |
| BT-110 | Summe der USt.-Beträge | Σ aller Steuerbeträge (BT-117) |
| BT-112 | Rechnungsendbetrag | BT-109 + BT-110 |
| BT-113 | Bereits gezahlter Betrag | Anzahlungen, Vorauszahlungen |
| BT-115 | Fälliger Betrag | BT-112 - BT-113 |
Achtung: Rundungsdifferenzen sind der häufigste Grund für E-Rechnungs-Ablehnungen! Runden Sie erst am Ende und verwenden Sie konsistente Rundungsregeln.
Validierungsregeln fĂĽr E-Rechnungen
- BR-CO-10: Summe der Positionsnettobeträge = Σ Nettobeträge aller Positionen
- BR-CO-13: Fälliger Betrag = Rechnungsendbetrag - bereits gezahlte Beträge
- BR-CO-15: Jede Position muss einen Nettopreis haben
- BR-CO-17: USt.-Kategorie muss fĂĽr jede Position angegeben sein
- BR-CO-18: Steuerbetrag pro Kategorie muss korrekt berechnet sein
10 Tipps fĂĽr fehlerfreie Rechnungen
1Rechnungssoftware nutzen
Professionelle Software prĂĽft Pflichtangaben automatisch und vermeidet FlĂĽchtigkeitsfehler.
2Stammdaten pflegen
Aktuelle Kundendaten mit korrekten Adressen und Steuernummern sind die Basis jeder korrekten Rechnung.
3Vorlagen standardisieren
Einheitliche Rechnungsvorlagen stellen sicher, dass keine Pflichtangabe vergessen wird.
4Automatische Nummerierung
Ein automatisches, lĂĽckenloses Nummernsystem verhindert doppelte oder fehlende Nummern.
5Vier-Augen-Prinzip
Bei wichtigen Rechnungen: Eine zweite Person prĂĽft vor dem Versand.
6E-Rechnungen validieren
Nutzen Sie Validierungstools wie unseren kostenlosen Validator vor dem Versand.
7Leistungszeitraum dokumentieren
Notieren Sie bei Projekten immer den genauen Zeitraum der Leistungserbringung.
8Steuersätze prüfen
Regelmäßig prüfen, ob die verwendeten Steuersätze noch aktuell sind (z.B. bei Gesetzesänderungen).
9Backup-System einrichten
Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden – sorgen Sie für sichere Backups.
10Schulungen durchfĂĽhren
Mitarbeiter regelmäßig zu Rechnungsanforderungen schulen, besonders bei E-Rechnungen.
Rechnungen automatisch prĂĽfen lassen
Mit unserem kostenlosen Validator können Sie Ihre E-Rechnungen auf alle Pflichtangaben und technische Korrektheit prüfen – bevor Fehler teuer werden.